Monessa organisaatiossa käynnistetään kunnianhimoisia hankkeita: laajoja tehostamisohjelmia, digitransformaatioita tai projekteja, joilla haetaan kasvua nykyisestä liiketoiminnasta. Tavoitteet ovat usein selkeitä ja liiketoiminnallisesti perusteltuja. Silti lopputulos jää liian usein vajaaksi. Budjetti ylittyy, aikataulu venyy ja hyödyt realisoituvat vain osittain – jos lainkaan. Aiheesta on paljon tutkimusta (mm. McKinsey, HBR), jonka mukaan yritykset aliarvioivat projektien johtamisen monimutkaisuutta.
Yksi toistuva juurisyy on yllättävän yksinkertainen: hankkeelle ei ole nimetty aidosti vastuullista vetäjää.
Vastuu hajautuu – ja samalla katoaa
Kun hankkeelle ei nimetä täysipäiväistä vastuullista johtajaa, vastuu jää usein “linjaan”. Käytännössä tämä tarkoittaa, että projektin omistajuus ja päätöksenteko jaetaan usean johtajan kesken – johtajien, joilla on jo valmiiksi täysi kalenteri operatiivisia vastuita.
Tällaisessa mallissa:
- Päätöksiä lykätään, koska “palaamme asiaan myöhemmin”
- Kukaan ei kanna kokonaisvastuuta aikataulusta ja tuloksista
- Operatiiviset työt menevät etusijalle, projektista tulee sivutyö, ei prioriteetti
Lopulta hanke kyllä etenee, mutta reaktiivisesti ja ilman selkeää suuntaa.
Ylikuormitetut johtajat eivät ole ongelma – rakenne on
On tärkeää sanoa ääneen: ongelma ei ole yksittäisissä johtajissa. Ongelmana on se, että organisaatio olettaa heidän pystyvän johtamaan isoja muutoshankkeita “päivätyön ohessa”.
Isot tehostamis- tai kasvuhankkeet vaativat:
- Päivittäistä ohjausta ja seurantaa
- Kykyä tehdä vaikeita priorisointipäätöksiä
- Jatkuvaa viestintää sidosryhmien kanssa
- Muutoksen johtamista, ei vain projektinhallintaa
Nämä eivät ole tehtäviä, joita voi hoitaa tehokkaasti iltaisin, palaverien välissä tai ainoastaan ohjausryhmän kokouksissa
- Tehostamishankkeet: hyödyt jäävät paperille
Tehostamishankkeissa ongelma korostuu erityisesti. Usein tunnistetaan merkittäviä säästö- tai tehokkuuspotentiaaleja, mutta ilman selkeää vetäjää toimenpiteet jäävät puolinaisiksi. Organisaatio palaa nopeasti vanhoihin toimintatapoihin, eikä hyödyt näy suunnitellusti tuloslaskelmassa. Ilman henkilöä, joka vastaa hyötyjen realisoinnista, tehostaminen jää Excel ja PowerPoint-tasolle.
- Kasvuhankkeet: fokus katoaa arjen paineessa
Myös nykyisen liiketoiminnan kasvuhankkeet kärsivät samasta ilmiöstä. Kasvu vaatii kokeiluja, investointeja ja usein myös epävarmuuden sietoa. Kun vastuu on jaettu, kehitystoimet jäävät kiireellisen operatiivisen työn jalkoihin. Markkina- ja asiakasymmärrys ei jalostu konkreettisiksi teoiksi. Kun kasvua ei johdeta, sitä vain toivotaan, niin myös mahdollisuudet valuvat kilpailijoille.
Mitä vastuullinen vetäjä tuo hankkeeseen?
Nimetty, aidosti vastuullinen hankevetäjä tuo kolme kriittistä asiaa:
- Selkeän omistajuuden. Yksi henkilö vastaa siitä, että hanke etenee ja tavoitteet saavutetaan.
- Priorisoinnin ja päätöksenteon. Vetäjä tekee päätöksiä arjessa – ei vasta ohjausryhmässä viikkojen päästä.
- Siltojen rakentamisen linjan ja projektin välille. Hyvä vetäjä ymmärtää liiketoimintaa, mutta toimii hankkeen ehdoilla.
Usein ulkopuolisen projektijohtajan palkkaamista hankkeeseen pidetään kustannuksena. Todellisuudessa se on vakuutus ja investointi, joka maksaa itsensä takaisin.
Ja nykyään projektijohtajaa ei tarvitse palkata vakituiseen työsuhteeseen, riittää kun soittaa Cherrylle, sillä meiltä löytyy oikea interim-projektinjohtaja 48 tunnissa.
